Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administrator	Kiki Cup spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Adres	ul. Kazimierzowska 111B, 05-822 Milanówek
Dane rejestrowe	KRS 0001223104, NIP 5291866941, REGON 543965429
Kontakt w sprawach prywatności	biuro@kikicup.pl, tel. +48 504 925 250
Serwis	https://kikicup.biz

Kiki Cup sp. z o.o. jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu, składaniem zamówień na Produkty bezalkoholowe, dokonywaniem rezerwacji Zestawów z Alkoholem, obsługą konta, formularzy, zapytań, reklamacji, zwrotów, zamówień hurtowych i personalizacji.

Administrator nie powołał inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się za pomocą powyższych danych kontaktowych.

2. Zakres i podstawowe zasady

1. Polityka wyjaśnia, jakie dane zbieramy, w jakich celach i na jakich podstawach prawnych je wykorzystujemy, komu możemy je ujawniać, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
2. Przetwarzamy dane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), polskimi przepisami o ochronie danych, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą – Prawo komunikacji elektronicznej.
3. Stosujemy zasadę minimalizacji danych. Prosimy, aby w formularzach i wiadomościach nie przekazywać danych, które nie są potrzebne do realizacji danej sprawy, w szczególności numeru PESEL, skanów dokumentów tożsamości ani danych szczególnych kategorii.
4. Polityka dotyczy również osób działających w imieniu Klientów Biznesowych, takich jak pracownicy, reprezentanci i osoby kontaktowe.

3. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

Sytuacja i zakres danych	Cel przetwarzania	Podstawa prawna
Korzystanie z Serwisu adres IP, identyfikatory urządzenia i sesji, typ przeglądarki, system operacyjny, data i czas wizyty, adresy odwiedzanych podstron, dane dzienników serwera	Udostępnienie strony, zapewnienie bezpieczeństwa, diagnostyka błędów, przeciwdziałanie nadużyciom i ochrona roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu bezpiecznego Serwisu
Zamówienie Produktów bezalkoholowych imię i nazwisko, firma, NIP, adres rozliczeniowy i dostawy, e-mail, telefon, treść i wartość zamówienia, metoda płatności i dostawy, dane dotyczące personalizacji	Zawarcie i wykonanie umowy, obsługa zamówienia, płatności, dostawy, komunikacji i dokumentów sprzedaży	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki podatkowe i rachunkowe
Rezerwacja Zestawu z Alkoholem imię i nazwisko, e-mail, telefon, firma, wybrany zestaw, liczba sztuk, planowany termin odbioru i treść ustaleń	Przyjęcie i obsługa rezerwacji, przygotowanie zestawu, kontakt w sprawie odbioru oraz ustalenie warunków przyszłej sprzedaży w Punkcie Sprzedaży	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – organizacja rezerwacji i ochrona roszczeń
Konto klienta imię i nazwisko, e-mail, dane adresowe, historia zamówień, ustawienia konta i techniczne dane logowania	Utworzenie i obsługa konta, zapewnienie dostępu do historii zamówień i ułatwienie kolejnych zakupów	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o prowadzenie konta
Zapytania i formularze imię i nazwisko, firma, e-mail, telefon, treść wiadomości i dobrowolnie przekazane informacje	Udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty oraz prowadzenie dalszej korespondencji	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – obsługa korespondencji
Zamówienia firmowe, hurtowe i personalizowane dane firmy i osób kontaktowych, logo, grafiki, treści personalizacji, uzgodnienia, projekty i akceptacje	Przygotowanie wyceny, projektu, realizacja umowy, potwierdzenie akceptacji projektu oraz ochrona praw własności intelektualnej i roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – zawarcie i wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dokumentowanie ustaleń i ochrona roszczeń
Płatności za Produkty bezalkoholowe identyfikator zamówienia, kwota, status płatności, imię i nazwisko, e-mail oraz dane wymagane przez wybraną metodę płatności	Przyjęcie i rozliczenie płatności, obsługa zwrotów i reklamacji płatniczych	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne
Dostawa Produktów bezalkoholowych imię i nazwisko, adres lub identyfikator Paczkomatu, e-mail, telefon, numer i status przesyłki	Nadanie, doręczenie i monitorowanie przesyłki oraz obsługa reklamacji transportowej	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy
Faktury i dokumentacja księgowa imię i nazwisko lub firma, adres, NIP, dane transakcji	Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz wykonywanie obowiązków podatkowych	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny Administratora
Zwroty, reklamacje i roszczenia dane kontaktowe, informacje o zakupie, płatności i dostawie, opis sprawy, zdjęcia i korespondencja	Rozpatrzenie zgłoszenia, realizacja praw klienta, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ochrona roszczeń
Newsletter i marketing elektroniczny adres e-mail, imię, informacje o udzielonej zgodzie i jej wycofaniu	Wysyłanie informacji handlowych, jeżeli użytkownik dobrowolnie wyraził odrębną zgodę	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; zgoda wymagana przez Prawo komunikacji elektronicznej
Opinie o produktach imię lub pseudonim, treść opinii, ocena, data, informacja o zakupie i techniczne dane zgłoszenia	Publikowanie i moderowanie opinii, oznaczanie opinii potwierdzonych zakupem oraz przeciwdziałanie nadużyciom	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prezentowaniu rzetelnych opinii
Cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu i aktywności w Serwisie	Pomiar korzystania ze strony, zapamiętywanie ustawień oraz prowadzenie działań marketingowych – wyłącznie w zakresie wybranym w panelu zgód	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; niezbędne cookies są stosowane w celu wykonania usługi i zapewnienia bezpieczeństwa

4. Rezerwacje alkoholu i weryfikacja pełnoletności

1. Rezerwacji oraz odbioru Zestawu z Alkoholem może dokonać wyłącznie osoba pełnoletnia.
2. Przy odbiorze pracownik może poprosić o okazanie dokumentu ze zdjęciem w celu potwierdzenia wieku i tożsamości osoby uprawnionej do odbioru.
3. Administrator nie kopiuje, nie skanuje i nie zapisuje numeru dokumentu, numeru PESEL ani wizerunku dokumentu przedstawionego wyłącznie do kontroli wieku, chyba że odrębny obowiązek prawny wyraźnie tego wymaga.
4. Informacja o odmowie sprzedaży z powodu braku możliwości potwierdzenia pełnoletności może zostać odnotowana wyłącznie w minimalnym zakresie potrzebnym do obsługi rezerwacji i ochrony roszczeń.

5. Płatności Tpay

1. Płatności Tpay są udostępniane wyłącznie w odniesieniu do Produktów bezalkoholowych. Rezerwacje Zestawów z Alkoholem nie są opłacane przez Tpay na podstawie Regulaminu.
2. Operatorem płatności jest Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu, plac Andersa 3, 17 piętro, 61-894 Poznań, KRS 0000412357, NIP 7773061579, REGON 300878437, działający pod marką Tpay.
3. W celu obsługi płatności możemy przekazać Tpay dane niezbędne do identyfikacji transakcji, w szczególności identyfikator zamówienia, kwotę, walutę, imię i nazwisko oraz adres e-mail.
4. Tpay jest odrębnym administratorem danych Płatnika w zakresie świadczenia usług płatniczych. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez Tpay są dostępne w dokumentach operatora wyświetlanych podczas płatności oraz na stronie Tpay.
5. Administrator nie otrzymuje i nie przechowuje pełnego numeru karty, kodu CVV/CVC ani danych logowania do bankowości elektronicznej. Dane te są podawane bezpośrednio w bezpiecznym środowisku operatora płatności lub instytucji finansowej.

6. Dostawa i InPost

1. Dostawa dotyczy wyłącznie Produktów bezalkoholowych i może być realizowana przez Paczkomaty InPost lub kuriera InPost, zgodnie z metodami udostępnionymi w koszyku lub ofercie.
2. W celu realizacji dostawy przekazujemy operatorowi dane niezbędne do doręczenia i komunikacji, takie jak imię i nazwisko, adres albo wybrany Paczkomat, numer telefonu, e-mail, numer przesyłki oraz informacje potrzebne do obsługi reklamacji.
3. InPost przetwarza otrzymane dane na zasadach określonych w swoich dokumentach dotyczących prywatności i usług dostawy.
4. Dane nie są przekazywane przewoźnikowi w celu prowadzenia przez niego niezależnego marketingu Administratora.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, kopii zapasowych, zabezpieczeń i wsparcia informatycznego;
• dostawcom systemu WordPress, WooCommerce oraz wykorzystywanych zgodnie z prawem wtyczek i integracji;
• Tpay oraz instytucjom uczestniczącym w realizacji wybranej płatności;
• InPost oraz innym przewoźnikom wybranym przez Klienta lub wskazanym w indywidualnej ofercie;
• biuru rachunkowemu, doradcom podatkowym, prawnym, podmiotom windykacyjnym i ubezpieczycielom – jeżeli jest to potrzebne;
• dostawcom formularzy, systemu obsługi klienta, newslettera, narzędzi analitycznych lub marketingowych – tylko jeżeli takie narzędzia są aktywne, a ich użycie ma właściwą podstawę prawną;
• organom publicznym, sądom i innym uprawnionym podmiotom, gdy obowiązek przekazania wynika z prawa.

Podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora otrzymują dane na podstawie odpowiednich umów i są zobowiązane do zapewnienia ich poufności oraz bezpieczeństwa. Nie sprzedajemy danych osobowych.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Co do zasady wybieramy usługodawców przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. Jeżeli określony dostawca technologii przetwarza dane poza EOG, przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innej właściwej podstawy, z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń, jeżeli są potrzebne.
3. Informację o zabezpieczeniach dotyczących konkretnego transferu można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

9. Okres przechowywania danych

Rodzaj danych	Orientacyjny okres przechowywania
Zamówienia, sprzedaż, faktury i dokumentacja księgowa	Przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, zasadniczo 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął właściwy termin podatkowy, a następnie do czasu upływu ewentualnych roszczeń
Konto klienta	Do czasu usunięcia konta lub zakończenia umowy, a następnie w minimalnym zakresie do upływu terminu dochodzenia roszczeń
Rezerwacje Zestawów z Alkoholem	Do zakończenia lub anulowania rezerwacji, a następnie przez okres potrzebny do rozliczenia sprawy i ochrony roszczeń; dane dokumentu okazanego do kontroli wieku nie są kopiowane ani utrwalane
Zapytania i formularze bez zawarcia umowy	Przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie co do zasady do 12 miesięcy, chyba że wiadomość jest potrzebna dłużej do ochrony roszczeń lub dokumentowania istotnych ustaleń
Reklamacje, zwroty i roszczenia	Do zakończenia postępowania, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń
Newsletter i zgody marketingowe	Do wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu, a informacja o udzielonej zgodzie – przez okres potrzebny do wykazania jej prawidłowości i ochrony roszczeń
Logi techniczne i dane bezpieczeństwa	Co do zasady do 12 miesięcy, chyba że wystąpił incydent bezpieczeństwa, nadużycie albo konieczność ustalenia lub obrony roszczeń
Cookies	Przez okres działania danego pliku, wskazany w ustawieniach cookies, poniższej tabeli lub ustawieniach przeglądarki

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
• wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu wykonania prawa należy napisać na adres biuro@kikicup.pl. Możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie, ale nie wymagamy większego zakresu danych, niż jest to niezbędne.

11. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do zawarcia lub wykonania umowy, obsługi płatności, dostawy, rezerwacji, konta albo udzielenia odpowiedzi.
2. Brak danych wymaganych do realizacji wybranej usługi może uniemożliwić jej wykonanie.
3. Podanie danych do newslettera, marketingu, cookies analitycznych lub marketingowych jest całkowicie dobrowolne i nie stanowi warunku dokonania zakupu ani rezerwacji.

12. Pliki cookies i podobne technologie

Cookies są małymi plikami zapisywanymi w urządzeniu użytkownika. Serwis wykorzystuje cookies niezbędne do działania sklepu, koszyka, logowania, bezpieczeństwa i zapamiętania wyborów dotyczących prywatności. Inne cookies są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

Najważniejsze cookies techniczne WooCommerce i WordPress

Nazwa lub rodzaj	Cel	Typowy czas działania
woocommerce_cart_hash	Rozpoznawanie zmian zawartości koszyka	Sesja
woocommerce_items_in_cart	Informacja, czy koszyk zawiera produkty	Sesja
wp_woocommerce_session_*	Powiązanie użytkownika z danymi jego koszyka przechowywanymi po stronie Serwisu	Zwykle 2 dni
wordpress_logged_in_*	Utrzymanie zalogowanej sesji klienta	Sesja lub okres wybrany przy logowaniu
Cookie ustawień zgody	Zapamiętanie wyboru kategorii cookies i daty zgody albo odmowy	Zgodnie z konfiguracją panelu, zwykle od 6 do 12 miesięcy
Cookies bezpieczeństwa i równoważenia obciążenia	Ochrona formularzy, przeciwdziałanie nadużyciom i zapewnienie stabilności Serwisu	Sesja albo krótki okres techniczny

Końcówka „*” oznacza zmienny identyfikator. Dokładne nazwy mogą zależeć od aktualnej wersji WordPressa, WooCommerce i używanego systemu zarządzania zgodami.

Kategorie cookies

• Niezbędne – wymagane do działania Serwisu, koszyka, konta, bezpieczeństwa i zachowania wyboru prywatności. Nie są wyłączane w panelu, ponieważ bez nich żądana usługa może nie działać.
• Funkcjonalne – zapamiętują opcjonalne ustawienia lub umożliwiają dodatkowe funkcje; są stosowane po zgodzie, jeżeli nie są niezbędne do usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika.
• Analityczne – pomagają zrozumieć sposób korzystania z Serwisu i poprawiać jego działanie; są uruchamiane dopiero po zgodzie.
• Marketingowe – służą mierzeniu skuteczności reklam lub dopasowaniu komunikacji; są uruchamiane dopiero po odrębnej zgodzie.

Użytkownik może zaakceptować wszystkie, odrzucić wszystkie opcjonalne lub wybrać poszczególne kategorie. Zgodę można zmienić lub wycofać w dowolnym momencie za pomocą panelu ustawień cookies dostępnego w Serwisie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Cookies można również usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie koszyka, logowania lub innych funkcji sklepu.

13. Newsletter i komunikacja marketingowa

1. Jeżeli Serwis udostępnia newsletter, zapis jest dobrowolny i wymaga odrębnej, aktywnej zgody. Zgoda nie może być domyślnie zaznaczona ani połączona z akceptacją Regulaminu.
2. Z newslettera można zrezygnować w każdej chwili przez link znajdujący się w wiadomości lub kontakt z Administratorem.
3. Wycofanie zgody nie wpływa na możliwość korzystania ze sklepu ani na realizację wcześniejszego zamówienia.
4. Jeżeli Administrator korzysta z zewnętrznego systemu mailingowego, dane są powierzane jego dostawcy wyłącznie w zakresie koniecznym do wysyłki i pomiaru technicznej skuteczności wiadomości.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Operator płatności lub instytucja finansowa może stosować własne mechanizmy bezpieczeństwa i przeciwdziałania oszustwom na zasadach opisanych w swoich dokumentach.

15. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, adekwatne do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę uprawnień, aktualizacje oprogramowania, kopie zapasowe, zabezpieczenia kont administracyjnych oraz ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują danych do wykonywania swoich obowiązków.

Żaden sposób transmisji ani przechowywania danych nie gwarantuje całkowitego braku ryzyka. W przypadku naruszenia ochrony danych podejmujemy działania wymagane przez RODO, w tym – gdy jest to konieczne – zawiadamiamy organ nadzorczy i osoby, których naruszenie dotyczy.

16. Linki, płatności i serwisy zewnętrzne

Serwis może zawierać linki lub elementy prowadzące do stron Tpay, InPost, mediów społecznościowych, dostawców opinii albo innych podmiotów. Po przejściu do zewnętrznego serwisu zasady przetwarzania danych określa jego administrator. Zalecamy zapoznanie się z jego polityką prywatności.

Treści zewnętrzne osadzone bezpośrednio na stronie, które wiążą się z opcjonalnym odczytem lub zapisem informacji na urządzeniu, powinny być uruchamiane dopiero po wyrażeniu właściwej zgody w panelu cookies.

17. Zmiany Polityki

1. Polityka może zostać zaktualizowana w szczególności w związku ze zmianą prawa, funkcji Serwisu, dostawców usług lub sposobów przetwarzania danych.
2. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą jej obowiązywania. Istotne zmiany mogą być dodatkowo komunikowane w Serwisie albo osobom posiadającym konto, jeżeli jest to uzasadnione.
3. Zmiana Polityki nie ogranicza praw nabytych ani nie stanowi podstawy do przetwarzania danych w nowym celu bez odpowiedniej podstawy prawnej.

18. Kontakt